El uso de las redes sociales y las plataformas
digitales está creciendo a un ritmo vertiginoso esto hace que las empresas
descuiden una parte del mantenimiento de su comunicación online.
Un estudio realizado por Iron Mountain y AIIM desvela que una de cada tres
compañías no cuentan con responsables de gestión del contenido en mensajería
instantánea (39%), móvil (32%), redes sociales (28%) e intercambio de
contenidos en la nube (33%), según un nuevo estudio encargado por la compañía
de gestión y almacenamiento de la información.
Actualmente, los mensajes de texto ya forman parte de
los archivos oficiales de las empresas y están sujetos a la normativa de
protección de datos, deben cumplir con la legislación y los requisitos por los
que se rigen los documentos tradicionales de las empresas. Por todo ello, es
muy importante que exista una digitalización y monitorización y un compromiso
efectivo respecto a la seguridad de la información digital. Hay que tomar
conciencia de que los documentos digitales y los tradicionales tienen el mismo
valor.
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| arenapublica.com |
El informe afirma que tan solo un 10% de las empresas no
son capaces de controlar tipos de información más asentados, como, por ejemplo,
el correo electrónico, los datos de clientes y el contenido público en su sitio
web.
Sobre los
canales más usados para el tráfico de información ya son más de 4 millones de
empresas las que utilizan Dropbox para guardar e intercambiar
información pero aún así éstas siguen utilizando medios más tradicionales como
el correo electrónico como medio para comunicarse. Este contenido puede dar
lugar a malas prácticas por filtraciones de información confidencial, un uso no
aceptable de las redes… por esto y para evitar problemas legales graves es
importante controlarlo mediante políticas relacionadas con la información.
Iron Mountain y AIIM sugieren aplicar los siguientes
puntos para garantizar que la información se gestiona de forma responsable:
1. Cerciorarse de que la información que maneje tiene un propietario: asignar la responsabilidad de los datos y la gestión de la información, TI, legal/compliance, marketing, RRHH, por ejemplo.
2. Dividir y priorizar el contenido y centrarse en aquella información esencial, confidencial, delicada.
3. Realizar de forma rigurosa la captura y conservación de datos, así como las políticas de borrado.
4. Automatizar las políticas de conservación y borrado.
5. Implementar sistemas de ECM/ERM para sustituir el intercambio informal de archivos a través de procedimientos online.
6. Comunicar de forma clara a los empleados las políticas y normativas.
7. Externalizar la gestión y almacenamiento de los datos, si es necesario.
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